Rijd je zakelijk in een auto van de zaak, maar rij je ook privé kilometers? Dan krijg je te maken met bijtelling. Dit geldt als je meer dan 500 privékilometers in het jaar rijdt. Daarnaast ben je verplicht om een sluitende rittenregistratie bij te houden. Omdat de Belastingdienst kan controleren of deze registratie in orde is.
Maar wat zijn precies de regels van de Belastingdienst? Waar moet je rittenregistratie aan voldoen? En hoe voorkom je fouten die kunnen leiden tot een naheffing of boete? In dit artikel komt het allemaal voorbij.
Wat is rittenregistratie?
Rittenregistratie is een overzicht van alle gereden ritten met een auto van de zaak. Hierin leg je vast wanneer je gereden hebt, van waar naar waar, met welk doel (zakelijk of privé) en hoeveel kilometer. Dit kan handmatig, bijvoorbeeld op papier of in Excel, maar ook automatisch via een kastje in de auto.
Een goede rittenregistratie is essentieel voor:
- Het voorkomen van bijtelling als je onder de 500 km privé per jaar blijft.
- Een correcte administratie als je wisselt tussen zakelijk en privégebruik.
- Inzicht in kosten en gebruik van je wagenpark.
Wanneer betaal je Bijtelling?
Rijd je met je zakelijke auto ook privé (meer dan 500 km per jaar), dan krijg je te maken met bijtelling. De Belastingdienst gaat er standaard van uit dat elke zakelijke auto ook privé wordt gebruikt. Alleen als jij kunt aantonen dat je jaarlijks onder de 500 privékilometers blijft, hoef je geen bijtelling te betalen.
Dit bewijs kan je aantonen met je rittenregistratie. Zonder zo’n registratie ben je verplicht bijtelling te betalen, ook al rijd je in werkelijkheid vrijwel nooit privé.
Eisen van de Belastingdienst aan je rittenregistratie
De Belastingdienst stelt strenge eisen aan hoe je je ritten vastlegt. Volgens de officiële richtlijnen moet je minimaal de volgende gegevens noteren per rit:
- Het merk van de auto
- Het type van de auto
- Kenteken
- Periode waarin de auto gebruikt is
- De ritgegevens
De Belastingdienst kan tot 7 jaar terug vragen naar een sluitende rittenregistratie. Zorg dus dat deze bijgehouden en bewaard wordt.
Veelgemaakte fouten (en hun gevolgen)
Zonder sluitende rittenregistratie kun je in de problemen komen. Veelgemaakte fouten zijn:
- Een rit vergeten te registreren
- Kilometerstanden niet goed genoteerd
- Onjuiste aanduiding van privé of zakelijke ritten
- Genoteerde kilometerstanden komen niet overeen met de werkelijke gereden kilometers
Is de administratie niet sluitend of onvolledig? Dan kan de Belastingdienst bij controle overgaan tot naheffing of boete.
Slimmer en foutloos registreren
Handmatig ritten bijhouden is foutgevoeliger en kost ontzettende veel tijd om dagelijks bij te houden. Daarom zien we dat ondernemers steeds vak overstappen op automatische rittenregistratie. Met moderne oplossingen zoals GPS-trackers, OBD-koppelingen of apps op je telefoon wordt elke rit automatisch geregistreerd. Dat is niet alleen betrouwbaarder, maar ook een stuk makkelijker vol te houden op de lange termijn. Je hebt er immers veel minder werk aan.
Tip: Altijd een sluitende rittenregistratie met YesHugo
Als zakelijke bestuurder wil je niet té veel tijd kwijt zijn met vervelende administratie. Of je nu een klein bedrijf hebt, meerdere bedrijfswagens beheert of als zzp’er veel onderweg bent. Een betrouwbare en automatisch rittenregistratie kan daarom veel tijd en geld besparen.
Met YesHugo automatiseer je het administratieve proces omtrent het bijhouden van rittenregistratie. Alles volgens eisen van de Belastingdienst. Met de rittenregistratie van YesHugo heb je altijd:
- Automatische ritten- en kilometerregistratie: 100% sluitend bewijs zonder handmatig bijhouden
- Inzicht in zakelijk en privégebruik: altijd een helder overzicht
- Je bedrijf is minder tijd kwijt aan administratie: besparen op werkuren en regeldruk
- 100% fiscus proof: voldoet volledig aan de eisen van de overheid
Of je nu als directeur-grootaandeelhouder, MKB’er of zzp’er onderweg bent, YesHugo helpt je slimmer te rijden en kosten te besparen. Ontdek hoe automatische rittenregistratie je bedrijfsvoering eenvoudiger maakt en fiscale zekerheid biedt.